Partager un document

Partage

Pour collaborer dans Grist, vous pouvez inviter d'autres utilisateurs à accéder à un document. Pour les plans d'équipe, vous pouvez également ajouter des utilisateurs à votre site d'équipe ou à un espace de travail (voir Partage de sites d'équipe).

Lorsque le document est ouvert, cliquez sur l'icône de partage en haut à droite de l'écran. Il ouvre un menu avec des options de partage et d'exportation. Sélectionnez "Gérer les utilisateurs".

Cette option est également disponible dans la page d'accueil de Grist, lorsque vous cliquez sur l'icône à trois points à droite du nom d'un document.

Si l'élément "Gérer les utilisateurs" est grisé, cela signifie que vous n'êtes pas autorisé à afficher ou à gérer les paramètres de partage de ce document.

La boîte de dialogue de partage qui s'ouvre répertorie les utilisateurs qui ont accès au document. Pour ajouter un utilisateur, entrez l'adresse e-mail de cet utilisateur et appuyez sur "Entrée" ou cliquez sur "Inviter un nouveau membre" dans la liste déroulante.

Vous pouvez sélectionner un rôle pour n'importe quel utilisateur invité et cliquer sur "Confirmer" pour enregistrer les modifications et envoyer des invitations.

Rôles

Il existe trois rôles principaux pris en charge par Grist :

• Lecture seule : permet à un utilisateur de visualiser le document sans y apporter de modifications. Certaines opérations comme le tri et le filtrage fonctionneront sans affecter les autres utilisateurs du document. Il s'agit du rôle par défaut lorsque vous saisissez une adresse e-mail.

• Éditeur : permet à un utilisateur d'afficher ou d'apporter des modifications aux données, à la structure ou aux formules du document, mais pas à ses paramètres de partage.

• Propriétaire : donne à un utilisateur des autorisations complètes sur le document, y compris pour afficher et modifier ses paramètres de partage. Un document peut avoir un ou plusieurs propriétaires. Si vous pouvez ouvrir la boîte de dialogue « Gérer les utilisateurs », vous avez le rôle de « propriétaire ». Vous ne pouvez pas modifier votre propre accès, mais votre accès peut être réduit ou supprimé par un autre propriétaire.

L'option d'hériter de l'accès n'affecte pas les plans individuels et est expliquée dans l'article Partage de sites d'équipe.

Accès public et partage de liens

Si vous souhaitez partager votre document avec un public plus large, vous pouvez le rendre accessible au public. Ouvrez le menu de partage en cliquant sur l'icône de partage en haut à droite de l'écran et en sélectionnant "Gérer les utilisateurs". Basculez le menu déroulant à côté de "Accès public" et sélectionnez "Activé":

Une fois que vous avez cliqué sur "confirmer", toute personne disposant du lien vers votre document pourra le voir. Ils ne seront pas tenus d'avoir une connexion Grist.

Le bouton "Copier le lien" est pratique pour le partage de lien. Vous pouvez copier le lien vers le presse-papiers pour le coller dans un e-mail, un tweet ou n'importe où ailleurs.

Vous pouvez également autoriser toute personne disposant du lien à modifier votre document. Changez simplement le rôle d'accès public en éditeur.

Notez que cela permet à toute personne disposant du lien de modifier absolument n'importe quoi dans votre document, y compris la suppression de toutes les données. En cas de problème, vous pouvez récupérer les versions précédentes de votre document dans la section des instantanés de l'historique du document

Partage d'une vue de style intégrée

L'ajout de ?embed=true ou ?style=light à la fin de l'URL de la page d'un document rend le document sans la barre d'outils en haut, le menu de la page à gauche ou le panneau du créateur à droite. ?style=light peut être modifié et suit les règles d'accès, tandis que ?embed=true est en lecture seule. Pour en savoir plus sur l'intégration, voir Intégration.

Les règles d'accès peuvent être combinées avec le partage de lien en lecture seule, c'est-à-dire lorsque le rôle d'accès public est défini sur "Lecteur". En savoir plus sur les clés de liaison pour savoir comment définir des règles qui limitent les parties de vos données que les utilisateurs peuvent voir lorsqu'ils accèdent à votre document via un lien particulier.

Les règles d'accès sont prises en charge avec le partage de lien lorsque l'accès public est défini sur « Lecture seule » ou « Éditeur ».

Laisser un document

Les non-propriétaires peuvent consulter leurs détails d'accès à un document en cliquant sur l'icône de partage en haut à droite de l'écran et en sélectionnant "Informations d'accès".

Dans la fenêtre contextuelle des détails d'accès, vous pouvez cliquer sur l'icône de la corbeille pour laisser un document.