Copie de documents

Copier des documents

Il est parfois utile de faire une copie d'un document Grist. Quelques scénarios sont décrits ci-dessous. Dans tous les cas, vous commencerez par le menu "Partager" disponible depuis la barre supérieure d'un document ouvert :

Essayer des changements

Au fur et à mesure que votre document prend de l'importance, il devient plus risqué d'apporter des modifications à sa structure ou à sa logique. C'est une bonne raison d'effectuer de tels changements sur une copie du document, sans craindre d'affecter l'original.

Ouvrez le menu Partager et cliquez sur l'option "Travailler sur une copie".

Vous obtiendrez une copie non enregistrée de votre document. Cette copie est spéciale en ce sens qu'elle sait de quel document original elle provient (vous pouvez voir l'ID du document original inclus dans son URL). Vous pouvez expérimenter sur cette copie, apporter des modifications grandes ou petites, une ou plusieurs.

Pour ceux qui sont familiers avec le développement de logiciels, cette option est similaire à une branche ou à un fork tel qu'utilisé dans les systèmes de contrôle de version comme Git.

Lorsque vous travaillez sur une copie, le menu Partager propose de nouvelles options. Par exemple, vous pouvez afficher les différences entre la copie du document et l'original à l'aide de l'élément de menu « Comparer avec l'original » :

Le nouveau matériel sera surligné en vert et l'ancien matériel en rouge.

Une fois satisfait de vos modifications, cliquez sur l'option "Remplacer l'original". Votre copie remplacera le document original. Grist vous avertira si le remplacement risque d'écraser les modifications récentes de l'original.

Pour annuler vos modifications, revenez simplement au document d'origine à l'aide de l'option "Retour à l'original" (ou du bouton Retour de votre navigateur). Ne vous souciez pas de nettoyer votre copie. Il ne compte pas dans les limites de documents et sera automatiquement nettoyé s'il n'a pas été utilisé pendant un certain temps.

Vous pouvez également enregistrer votre copie sous un nouveau nom en utilisant l'option "Enregistrer la copie".

Accès aux copies non enregistrées

Lorsque vous créez une copie expérimentale comme décrit ci-dessus, elle obtient un lien unique. La copie n'est répertoriée nulle part, donc les autres ne la trouveront pas à moins que vous ne partagiez ce lien.

Toute personne disposant d'un lien vers votre copie et ayant accès au document original est autorisée à afficher la copie, mais vous êtes le seul utilisateur autorisé à la modifier.

Cela signifie que vous pouvez partager un lien vers votre copie avec d'autres personnes, qui peuvent examiner vos modifications.

Cela signifie également que vous pouvez essayer des modifications même si vous ne pouvez pas modifier l'original ! Vous pouvez ensuite partager un lien vers votre copie avec un collaborateur disposant d'un accès en modification, qui pourra revoir vos modifications et les appliquer au document d'origine.

Dupliquer des documents

Vous pouvez enregistrer votre document sous un nouveau nom en utilisant l'option « Dupliquer le document » dans le menu Partager. Cliquer dessus ouvre une boîte de dialogue :

Tapez le nouveau nom. Si vous avez accès à un ou plusieurs comptes d'équipe, vous pouvez choisir une équipe de destination et un espace de travail de destination où enregistrer la copie. Notez que sur un site d'équipe, vous ne pourrez pas enregistrer le document en dehors du site d'équipe, sauf si vous disposez d'un accès de niveau propriétaire au document.

Copie depuis un modèle

Si vous cochez la case "Comme modèle" lors de l'enregistrement d'une copie, vous obtiendrez un document contenant toute la structure, les formules et les mises en page de l'original, mais aucune des données. Il facilite l'utilisation de la structure existante pour un nouvel ensemble de données.

Copie à des fins de sauvegarde

Vous pouvez utiliser l'option "Dupliquer le document" pour enregistrer la version actuelle du document en tant que sauvegarde, en ajoutant peut-être la date d'aujourd'hui au nom de la copie. Cela dit, Grist effectue déjà régulièrement des sauvegardes automatiques, ce qui peut être suffisant pour la plupart des besoins de sauvegarde. Voir Sauvegardes automatiques.

Copier des exemples publics

Lorsque vous ouvrez un exemple public à partir de la page Exemples et modèles, l'exemple s'ouvre en mode bac à sable.

Le mode bac à sable est similaire au travail sur une copie, comme décrit ci-dessus dans Essayer des changements. Vous pouvez apporter des modifications, mais elles vous restent privées. Vous pouvez enregistrer une copie de l'exemple sous un nouveau nom à l'aide du bouton "Enregistrer la copie" ou de l'option de menu.

Vous pouvez utiliser la case à cocher "Comme modèle" pour supprimer les données de l'exemple, en ne conservant que sa structure. Il est ainsi facile de commencer à l'utiliser pour vos propres données.