Importer plus de données

Importer plus de données

Vous pouvez importer un fichier pour créer un nouveau document Grist ou pour ajouter des données à un document existant. Grist prend en charge les importations d'Excel, CSV, JSON, de fichiers séparés par des tabulations et de Google Drive.

Pour démarrer un nouveau document Grist, cliquez sur le bouton "Ajouter un nouveau" sur l'écran d'accueil et choisissez "Importer un document", comme décrit dans le démarrage d'un nouveau document Grist.

Pour ajouter à un document existant, ouvrez ce document, cliquez sur le bouton « Ajouter un nouveau », puis sur « Importer à partir du fichier ». Par défaut, chaque table importée est ajoutée en tant que nouvelle table Grist, mais lors de l'examen de la boîte de dialogue d'aperçu pour une importation, vous avez la possibilité de modifier la destination en une table Grist existante.

Vous pouvez également importer n'importe lequel des mêmes formats à partir d'une URL, en utilisant l'option "Importer depuis l'URL".

La boîte de dialogue d'importation

Lorsque vous importez des données dans un document existant, Grist ouvre une boîte de dialogue d'importation pour vous montrer ce qui sera importé. Cette boîte de dialogue propose les options d'importation disponibles, vous permet de choisir de créer un nouveau tableau ou d'en ajouter un existant, et affiche un aperçu des données.

Le lien "Options d'importation" en haut à droite est parfois utile lors de l'importation de fichiers délimités. Grist devine les paramètres pour analyser les données (comme le délimiteur de champ), mais s'il ne devine pas correctement, vous pouvez ajuster les paramètres.

Connaître la structure des données

Dans tous les cas, lorsque vous importez un fichier, Grist fait des suppositions sur la structure du fichier.

Pour les fichiers Excel, Grist traite chaque feuille comme un tableau séparé. Pour CSV et d'autres formats délimités, un fichier devient une table. Pour les fichiers Excel et délimités, Grist essaie de détecter si les en-têtes sont inclus et dans quelle ligne ils se trouvent. Si Grist détecte qu'il n'y a pas d'en-têtes, il nommera les colonnes comme "A", "B", "C", etc.

Grist essaie automatiquement d'analyser les nombres, les dates et les champs booléens pour détecter le type le plus approprié pour chaque colonne. Il essaie d'être sans perte : par ex. s'il marque une colonne comme numérique, toutes les valeurs de texte qu'elle contient (telles que "N/A") resteront dans la table importée, mais seront mises en surbrillance en raison de l'incompatibilité de type.

Vous pouvez toujours renommer les tables et les colonnes après une importation, ainsi que convertir les types.

Importer depuis Google Drive

L'importation à partir d'un Google Drive est aussi simple que l'importation à partir d'un fichier Excel ou d'un fichier CSV. Vous pouvez soit fournir l'URL d'un fichier stocké dans Google Drive, soit utiliser un sélecteur de fichiers Google pour choisir un fichier dans votre propre lecteur.

Pour utiliser un sélecteur, cliquez sur le bouton "Nouveau" et choisissez "Importer depuis Google Drive".

Pour importer, connectez-vous à votre compte Google en cliquant sur le bouton "Connexion" et en suivant le processus de connexion. Grist demandera une autorisation pour lire le fichier que vous importerez de Google Drive. Nous ne lirons aucun autre fichier sur votre disque - juste le seul fichier que vous choisissez d'importer.

Une fois le fichier choisi, le reste du processus est identique à l'importation à partir d'un fichier Excel. Dans la boîte de dialogue d'importation, vous pouvez configurer les données à importer et la table de destination à laquelle les ajouter.

Si vous avez une URL vers un fichier ou une feuille de calcul stockée sur votre Google Drive ou un fichier accessible au public, vous pouvez l'importer directement à l'aide de l'option "Importer depuis l'URL" du menu "Ajouter nouveau".

Si le fichier n'est pas partagé publiquement, Grist vous demandera l'autorisation de lire les fichiers de votre Google Drive. Si vous ne voulez pas autoriser Grist à lire vos fichiers, il ouvrira Google File Picker où vous pourrez sélectionner le fichier que vous souhaitez importer.

Importer dans une table existante

Par défaut, Grist importe les nouvelles données en tant que nouvelles tables, mais la boîte de dialogue Importer vous permet de modifier la destination et d'importer des données dans une table existante.

Lors de l'importation dans une table existante, Grist tentera de faire correspondre les colonnes de votre fichier importé aux colonnes de la table de destination. Pour spécifier manuellement la correspondance des colonnes, cliquez sur le bouton "trois points" pour ouvrir un menu avec une liste de colonnes de votre fichier importé. Cliquez sur un nom de colonne pour le faire correspondre à une colonne de destination, ou sélectionnez "Ignorer" pour ignorer l'importation des données de cette colonne.

Vous pouvez également spécifier une formule pour chaque colonne importée en cliquant sur le champ gris de la colonne source pour ouvrir un éditeur de formule. Les formules peuvent faire référence à une ou plusieurs colonnes importées, et le résultat de l'évaluation de la formule sera affiché dans l'aperçu après la fermeture de l'éditeur.

L'importation dans une table existante convient mieux à l'importation de plusieurs ensembles de données contenant une structure similaire. Par exemple, vous pouvez importer un relevé bancaire en tant que nouveau tableau, puis importer d'autres relevés d'autres mois dans le même tableau.

Pour les développeurs, l'API Grist offre un moyen plus puissant d'ajouter des données à un document Grist.

Mise à jour des enregistrements existants

Supposons que la table dans laquelle nous importons contient déjà certaines des données de notre fichier. Nous aimerions que Grist mette à jour ces enregistrements existants plutôt que de les dupliquer.

Nous pouvons demander à Grist de mettre à jour ces enregistrements en cochant l'option "Mettre à jour les enregistrements existants" et en spécifiant les champs à utiliser pour faire correspondre les données entrantes avec les enregistrements existants.

Une ligne importée et un enregistrement existant qui ont les mêmes valeurs pour tous les champs de fusion sélectionnés sont considérés comme le même enregistrement. Dans ce cas, l'importation mettra à jour les champs de l'enregistrement avec les données importées. Les valeurs vides des données importées seront ignorées, laissant les champs correspondants dans l'enregistrement d'origine inchangés.

Remarque : Si plusieurs lignes importées ont les mêmes valeurs pour les champs de fusion sélectionnés, la dernière ligne sera utilisée pour la correspondance et la mise à jour. S'il existe plusieurs enregistrements existants qui ont les mêmes valeurs pour les champs de fusion sélectionnés, seul le premier enregistrement sera mis à jour si une ligne importée correspondante est trouvée.

Chaque fois que les champs de fusion sont modifiés, Grist génère un aperçu des mises à jour qui seront apportées à la table de destination et les affiche dans la table d'aperçu.

Les modifications sont mises en évidence comme suit :

• Les nouveaux enregistrements ont tous leurs champs surlignés en vert.

• Les enregistrements mis à jour sont surlignés en rouge et vert pour tous les champs modifiés : rouge (barré) pour les valeurs existantes de la destination et vert pour les nouvelles valeurs du fichier importé.

• Les enregistrements non modifiés n'ont pas de surbrillance. Les valeurs de champ qui existent dans la table de destination, mais qui sont vides dans le fichier importé, se distinguent par une couleur de police gris clair.